E-mail yazma etikası nə üçün lazımdır? Hər bir şirkət və və ya şirkət əməkdaşı bu etiket qaydalarına əməl edirmi?
FED.az saytı korporativ e-mail ünvanı olmayan, ümumiyyətlə email yazma etiket qaydalarından xəbəri olmayan şirkət və şirkət əməkdaşları üçün ikinci yazını təqdim edir.
Qısaltmalara və emosiyalara fikir verin
Biznes məktubu yazarkən çalışın BTW (by the way) və ya LOL(laugh out loud) kimi qısaltmalardan istifadə etməyəsiz. Çünki məktubu alan şəxs bunun mənasını bilməyə bilər və xüsusilə də biznes e-maillərində belə hallara qeyri-ciddi münasibət var. Elə həmin şey emosiya işarələrinə aiddir. Əgər siz əmin deyilsinizsə ki, qarşı tərəf bunun mənasını bilir yaxşı olar ki, ümumiyyətlə istifadə etməyəsiniz.
Şriftlərin formatına diqqət edin
Məktub alan şəxs şriftləri görməyə bilər. Rənglərlə də ehtiyatlı davranın. Elə rənglərdən istifadə edin ki, yazını oxumaq asan olsun.
Rich text və HTML məktublara diqqət yetirin
Siz rəngli, bər-bəzəkli e-mail göndərib məktubu alanı sevindirmək istəsəz nəzərə alın ki, o sizin bu məktubunuzu sadə şəkildə ala bilər.
Zəncirvari göndərilən e-mailləri forward etməyin
Bunlar hamısı mifdir. E-maili alan kimi silin. Emailin alınıb-alınmaması haqda avtomatik təsdiqləyici e-mail göndərməyin. Bu insanları bezdirir, çünki ola bilər ki, həmin insan heç məktubu açıb oxumağa macal tapmayıb. Əgər siz bilmək istəyirsinizsə ki, məktubunuz ünvana çatıb bir neçə gündən sonra yazıb soruşa bilərsiniz.
E-maili geri almaq üçün qətiyyən mesaj göndərməyin.
Sadəcə e-mail yazın və bildirin ki, e-maili səhv ünvana göndərmisiniz. Bu daha mədəni çıxır.
Başqa istifadəçiyə aid olan mesajı və ya faylı kopyalayıb kiməsə göndərməzdən əvvəl həmin şəxsdən icazə alınİcazə almadığınız təqdirdə siz müəllif hüquqlarını pozmuş olursuz.
E-maili konfidensial informasiyanı paylaşmaq üçün istifadə etməyin.
E-mail göndərmək açıqca göndərmək kimidir. İdeoloji, cinsi və irqi ayrıseçkilik bildirən şərhlər qətiyyən yolverilməzdir, hətta bunun zarafat olduğunu hamı bilsə belə.
Elə “Subject” seçin ki, sizə aydın olduğu qədər, e-maili alan şəxsə də aydın olsun.
Məsələn: əgər siz hər hansı bir şirkətin məshulu haqqında bir məktub yazırsızsa Subject hissəsində “A məhsulu haqqında informasiya” yazın.
Felləri cümlədə işlədərkən bu qaydalara əməl edin:
“Biz sizin sifarişinizi bugün çatdıracayıq” əvəzinə “Sizin sifarişiniz bugün ünvanına çatdırılacaq” yazmağınız daha məsləhətlidir. Bu daha səviyyəlidir.
VACIB və ya buna bənzər sözlər işlətməyin:
Nə qədər də vacib məsələ olsa belə sözləri işlətməkdən hər zaman qaçın. Belə sözləri ancaq ən ekstrimal şərait olduqda işlədin.
Uzun-uzadı cümlələr qurmayın.
Çalışın cümlələrdəki söz sayı maksimum 15-20 olsun.
E-mail qısa, ünvana tez çatan bir məktubdur, hansı ki, bu məktubun yazılışı adi məktublardan tam fərqlənir.
Yalan, böhtan, irçilik, hücüm, zorakılıqla dolu məzmunu olan e-maili heç vaxt başqasına ötürməyin.
Belə bir məktubun göndərilməsinə görə siz və ya sizin kampaniyanıza qarşı milyonlarla dollarlıq məhkəmə işi açıla bilər.
Mifik məzmunlu və zəncirvari formada sizə gəlib çatmış e-mailləri forward etməyin.
Əgər sizə gələn e-mailin məzmununda dayandırılması mümkün olmayan yeni bir virusun mövcudluğu və bu virusun komputerinizidəki hər şeyi silə biləcəyi haqda məlumat verilirsə bu 100% yalandır. Bu e-maili heç kəsə göndərməyin çünki bu e-mailin özündə virus ola bilər. Bu eləcə də zəncirvari və adətən spama düşən emaillərə aiddir. Hansı ki, sizə inanılmaz zənginlik vəd edir və ya sizdən xeyriyyə məqsədi ilə kömək etməyinizi xahiş edirlər. Belə e-maillərdən qurtulmağın ən yaxşı yolu onları silməkdir.
Spam maillərə cavab verməyin.
Spamlara cavab yazmaqla və ya hətta onlardan qeydiyyatdan çıxmaqla siz siqnal verirsiniz ki, e-mailiniz “sağdır”. Bununla da daha çox spam ala bilərsiz.
Cinsləri fərqləndirməyin, neytral saxlayın.
Azərbaycan dilində qadın, kişi cinsi yoxdur. Lakin, ingiliscə və ya başqa dillərdə e-mail yazırsınızsa orada sırf kişi və ya qadın cinsinə istinad etməyin. Sadəcə he/she və ya his/her yazın.
Məktubu alan şəxsin ünvanını cc-də yazmayın.
Çünki kiməsə məktubun kopyasını göndərsəniz həmin adam çaşa bilər ki, o bu müzakirədə iştirak edə bilər ya yox. Ümumiyyətlə, cc ilə heç kəsə məktub yollamayın. Əmin olun ki, cc-yə daxil etdiyiniz ünvanın sahibi bundan sonrakı müzakirələrdə iştirak etməlidir və cavabları görməlidir. Ancaq o halda şəxsə kopya göndərin ki, həmin şəxs bilir ki, siz nəyə görə bu maili ona yollamısız.
