1

Tədbir məkanının seçilməsi, Sifarişçi ilə razılaşdırılması

Forumun baş tutacağı yer İcraçı tərəfindən Sifarişçiyə təqdim olunmalı, Sifarişçinin razılığı əsasında yer 2 tədbir günü üçün bron edilməlidir. Tədbir yeri İcraçının tədbir konsepsiyasına uyğun seçilməli, qapalı məkan olmalı, sərgi üçün əlavə imkan (yer) olmalı, rahat parklama xidmətinin göstərilməsi və tədbirdən 1 gün öncə hazırlıq üçün işçi otağının ayrılması nəzərə alınmalıdır. Seçilmiş yer 12 ədəd dairəvi masa və hər masa ətrafında 8 stul nəzərə alınmaqla, əlavə olaraq digər iştirakçıların isə teatral düzülüş formasında əyləşməsini təmin etməklə minimum 600 nəfərlik tutuma malik olmalıdır. Həmçinin 80 nəfərlik təşkilati komanda, sifarişçinin komandası və xüsusi qonaqlar üçün görüş otağı və ayrıca qidalanma zonası ayırmaq imkanı olmalıdır. (2 gün üçün icarə)

2

gün

2

Tədbirin kreativ konsept, ekran və çap vizuallarının hazırlanması

Şifarişçi tərəfindən təmin ediləcək birfə uyğun olaraq tədbirinin çap (dəvətnamə, brandvol, rolap, agenda, banner və s.) və elektron (dəvətnamə, əsas ekran üçün vizuallar) istifadə üçün vizualların hazırlanması (qrafik dizayn, mouşn dizayn), forumun kreativ konsept və vizual adaptasiyaların edilməsi

80

ədəd

3

Tədbirin reklam videoçarxının hazırlanması

Tədbirin reklam videoçarxının hazırlanması və kommunikasiya planına uyğun olaraq yayımlanması həyata keçirilməlidir. Videoçarxın ssenarisi İcraçı tərəfindən təqdim olunmalı və Sifarişçi ilə razılaşdırılmalıdır. Videoçarx bir uzun metrajlı (60 saniyə) və bir də qısa metrajlı (30 saniyə) olmaqla 3D qrafika formatında hazırlanmalıdır. Videoçarx fərqli ölçülərdə adaptasiya edilə bilər.

2

ədəd

4

Tədbirin açılış videoçarxının hazırlanması

Forumun dinamik və kreativ açılış videosu hazırlanmalıdır. Bu video Forumun açılışı zamanı ekranlarda nümayiş etdiriləcəkdir. Videonun ssenarisi İcraçı tərəfindən təqdim olunmalı və Sifarişçi ilə razılaşdırılmalıdır. Açılış videosunun minimum 1 dəqiqə olması nəzərdə tutulur.

1

ədəd

5

Tədbirin intro videoçarxının hazırlanması

Forumun sessiyaları arası intro videolar nümayiş etdiriləcəkdir. İntro videolar başlayacaq növbəti sessiya barədə vizual məlumatlar verməlidir. 8 intro video hazırlanacaqdır. Videoların uzunluğunun minimum 30 saniyə olması planlaşdırılır.

8

ədəd

6

Tədbirin qısa videoçarxlarının hazırlanması

Tədbirdən xüsusi hissələrin qısa videolar şəklində hazırlanması, YouTube və veb-saytda yerləşdirilməsi. Videoların uzunluğu minimum 20 saniyə olmalıdır

10

ədəd

7

Forumun spikerlərinin təqdimat videolarının hazırlanması

Forum spikerləri üçün çağırış videolarının hazırlanması və brendinqə uyğun montaj edilməsi

10

ədəd

8

Led ekranın qurulması (əsas zal)

Forumun keçiriləcəyi məkana uyğun olaraq əsas zalda minimum 2 ədəd 3000x6000 ölçüdə (minimum P3.6mm) Led ekranın quraşdırılması (2 gün üçün icarə)

2

gün

9

Səhnənin tərtibatı və digər işlər

Əsas zalda Led ekranın qarşısında 4000x6000 mm ölçüdə podium qurulması (kavralin ilə örtülmüş) və rəsmilərin çıxışı üçün tribunanın qurulması, səhnə altı brendinq 9.60 mx, 0,60 m

2

gün

10

Səhnənin tərtibatı və digər işlər

Panel spikerlərinin masalarında adlarının dizaynla masa önünə vurulması (vinil)

24

ədəd

11

Səhnənin tərtibatı və digər işlər

Səhnənin və podiumun forumun korporativ brendbukuna uyğun vinillə bəzədilməsi

2

gün

12

Səhnənin tərtibatı və digər işlər

Forum adı olan (İRZBAKU2022) iri qabarit işıqlı loqoların hazırlanması (1 m x 5m orqanik şüşə)

1

ədəd

13

Səhnənin tərtibatı və digər işlər

Səhnədə baş tuta biləcək panel müzakirələr üçün 5 ədəd xüsusi kresloların və kiçik masanın (davos tərzi) təmin edilməsi

2

gün

14

Səs sisteminin qurulması və idarə edilməsi

Əsas zalda 600 nəfəri əhatə edəcək keyfiyyətli səs sisteminin qurulması (səs mütəxəsisi minimum 2 nəfər) və səs texnikləri (minimum 4 nəfər) tərəfindən idarə edilməsi

2

gün

15

Səs sisteminin qurulması və idarə edilməsi

Əsas zalda dairəvi masalar üçün ümumilikdə minimum 5 ədəd əl mikrofonunun, 5 ədəd "headset" mikrofonun və 5 ədəd stolüstü mikrofonun təmin edilməsi + ehtiyat olaraq hər modeldən 1 ədəd ayrılması

2

gün

16

İşıq sisteminin qurulması və idarə edilməsi

Tədbir məkanının tədbirin brendinqinə uyğun işıqlandırılması üçün müvafiq işıq sisteminin qurulması, işıq mütəxəsisi (minimum 1 nəfər) və işıq texnikləri (minimum 2 nəfər) tərəfindən idarə edilməsi

2

gün

17

İşıq sisteminin qurulması və idarə edilməsi

10 ədəd Beam robot, 10 ədəd Wash robot, 10 ədəd Spot robot, 30 ədəd Led par işıq avadanlıqlarının təmin edilməsi (2 gün üçün icarə)

2

gün

18

Tədbirin canlı video çəkilişi və canlı yayımlanması

Tədbirin keçiriləcəyi məkana uyğun olaraq minimum 3 statik 2 dinamik kamera ilə tədbirin sinxron video çəkilişi aparılmalı və canlı yayım təşkil edilməlidir. Eyni zamanda zalda əlavə olaraq 1 dron və segwaylə çəkiliş forumdan keyfiyyətli qısa özətlərin hazırlanması üçün istifadə edilməlidir. Sinxron çəkilən video tədbir bitdikdən sonra 5 iş günü ərzində montaj edilərək Sifarişçiyə təqdim olunmalıdır. Həmçinin, İcraçı tədbirin əsas hissələrini əhatə edən 3 dəqiqəlik hesabat videosu və həmin videonun 1 dəqiqəyə qısaldılmış versiyasını təqdim etməlidir. İcraçı canlı yayım üçün xüsusi cihaz və proqramdan istifadə edərək tədbirin DMA-nın youtube kanalında fasiləsiz canlı yayımı təşkil etməli və bunun üçün minimum 2 nəfər ayırmalıdır. (1 texniki mütəxəssis və 1 nəfər prosesi idarə edən)

2

ədəd

19

Tədbirin foto çəkilişi

Forumun foto çəkilişi – 4 fotoqraf tərəfindən tədbirin ümumi foto çəkilişi (1 nəfər), iştirakçıların foto çəkilişi (2 nəfər), spiker və xüsusi qonaqların çəkilişi (1 nəfər) şəkillərin işlənilməsi və tədbir bitdikdən sonra 3 iş günü ərzində Sifarişçiyə təqdim olunmalıdır. Tədbirin rəsmi hissəsi bitdikdən sonra və tədbir müddətində real-time press-relizlər üçün 20 ədəd unikal fotoşəkil tədbir yerində (forumun bitməsindən sonra 2 saat ərzində) işlənilərək Sifarişçinin nümayəndəsinə təhvil verilməlidir. Ümumilikdə tədbirdən sonra 600 ədəd unikal fotoşəkil işlənilərək təhvil verilməlidir.

2

gün

20

Sinxron tərcümə xidmətləri

Forum zamanı əsas zalda İngilis-Azərbaycan və əksinə dillər üzrə sinxron tərcümə aparılmalıdır. Tərcümə avadanlıqları 200 nəfər üçün nəzərə alınmaqla İcraçı tərəfindən təmin edilməlidir. Tərcüməni aparacaq tərcüməçilərin müvafiq sahə üzrə minimum 5 il təcrübəsi olmalıdır. Sinxron tərcümə üçün 2 nəfər peşəkar tərcüməçi və 2 ədəd tərcümə kabininin mövcudluğu nəzərə alınmalıdır

2

gün

21

Qidalanma xidmətləri

Tədbir zamanı spikerlər, təşkilati komanda (DMA-nın təşkilatı komandası, VİP qonaqlar və spikerlər) üçün gün ərzində 1 dəfə yemək (nahar) fasiləsi nəzərdə tutulmuşdur. İcraçı toplam 80 nəfərin nahar fasiləsini təşkil etməlidir.

2

gün

22

Qidalanma xidmətləri

Tədbir zamanı tədbir iştirakçılarının açılışdan öncə 1 dəfə, nahar sonrası 2 panel arasında 1 dəfə olmaqla şəbəkələşmə məqsədilə çay/kofe fasiləsinə ayrılması nəzərdə tutulmuşdur. İcraçı 2 gün ərzində toplam 1200 nəfər iştirakçının çay/kofe təşkil etməlidir.

2

gün

23

Tədbirin proqramının qurulması

Sifarişçi ilə birgə təqdim olunan ilkin proqramın təkmilləşdirilməsi və Sifarişçi ilə razılaşdırılması

1

ədəd

24

Aparıcının dəvət olunması

Seçilmiş aparıcının tədbirə (2 gün müddətində) dəvət olunması, onun gəlmə, çıxışının başlaması, bitməsi və geri yola salınmasının idarə edilməsi, aparıcının nitqinin ssenarisinin hazırlanması və tədbirdən ən azı 3 gün öncədən məşq edilməsi nəzərə alınmalıdır. Aparıcı nitqi sifarişçi ilə razılaşdırılmalıdır.

1

ədəd

25

Konfrans müddətində tələb olunan təchizat

Təşkilati komanda üzvləri üçün forumun rəsmi brendinqinə uyğun köynək və yaxa nişanının hazırlanması

30

ədəd

26

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum üçün 3000x6000 ölçüdə brendvolun çap edilməsi

2

ədəd

27

Çap və promo materialların hazırlanması

Forumda səhnə arxası brendvolun çap edilməsi (3000x9600)

1

ədəd

28

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum iştirakçıları üçün forumun brendinqinə uyğun kağız çantanın çapı

1200

ədəd

29

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum iştirakçıları üçün forumun brendinqinə uyğun plastik qələmlərin çapı

1200

ədəd

30

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum iştirakçıları üçün forumun brendinqinə uyğun blaknotların çapı

1200

ədəd

31

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum iştirakçıları üçün forumun agendasının çapı

1200

ədəd

32

Çap və promo materialların hazırlanması

Forum iştirakçıları üçün badgeların çap edilməsi

1200

ədəd

33

Çap və promo materialların hazırlanması

Formun spikerləri və təşkilatçıları üçün forumun brendinqinə uyğun xüsusi badgeların çap edilməsi

80

ədəd

34

Tədbirin kommunikasiya planının qurulması və marketinq fəaliyyətlərinin icra edilməsi

Forumun minimum 2 ayı əhatə edəcək (1 ay foruma qədər və 1 ay da forumdan sonra olmaqla) kommunikasiya planı qurulmalıdır və marketinq fəaliyyətlərinin idarəedilməsi bu müddət ərzində icra edilməlidir

1

ədəd

35

Sosial media marketinq xidmətləri

Agentliyin sosial media hesabları üzərindən Forumun tədbirdən əvvəl 1 ay, tədbirdən sonra 1 ay müddətində tədbirin PR edilməsi, sosial media reklamlarının yerləşdirilməsi və müvafiq hesabatın təqdim edilməsi

1

ədəd

36

Tədbirin veb-saytının hazırlanması

Forumun dinamik veb-saytının hazırlanması, onlayn qeydiyyat sisteminin qurulması

1

ədəd