PASHA Malls

Administrative Supervisor

 Son tarix 15 avq 2024 - [email protected]

Role Synopsis:

• Administrative Supervisor is responsible for smooth running of all administrative activities ensuring that office functions smoothly, efficiently and compliant to company policies.
• Candidates meeting the below stated criteria are requested to send their CV/Resume to [email protected] by 6.00 PM till 14 August 2024.

Key Accountabilities:

• Administrative Supervision:
• Oversee and manage all administrative issues at PASHA Malls Headquarters.
• Supervise administrative staff, drivers, and kitchen personnel, ensuring efficient and effective performance.

Mobile Communication Management:

• Implement the process for issuing new mobile numbers to employees.
• Control mobile usage limits in accordance with the company's mobile usage policy.
• Prepare and submit regular reports on mobile communication expenses and usage.
• Driver and Vehicle Management:
• Supervise and control the activities of drivers, including task assignment.
• Oversee regular technical inspections and preventive maintenance of company vehicles.
• Manage the process of issuing petrol cards and control petrol card limits and usage.

Warehouse Management:

• Oversee the warehouse operations at the Head Office, including registration of incoming items, conducting regular inventory counts, and managing outgoing inventory.
• Ensure that office supplies are kept well stocked to operate effectively
• Prepare and submit relevant reports on warehouse activities.

Event Support:

• Participate in and support the organization of HR-related events, ensuring smooth execution and coordination.
• Reporting and Compliance:
• Prepare and provide various reports as requested by the line manager.
• Ensure compliance with company policies and procedures in all areas of responsibility.

Additional Responsibilities:

• Perform other tasks and responsibilities as assigned by the line manager.

Essential Criteria:

• A bachelor’s degree. 
• Experience in office administration role
• Familiarity with office management procedures and basic accounting principles
• Strong administrative skills with excellent planning and organizational skills with strong attention to details.
• Business fluency in Azerbaijani. Good knowledge of English.
• Strong written and oral communication skills
• Strong attention to detail and accuracy.
• Excellent knowledge of MS Office 

About the company:

• PASHA Malls is Azerbaijan’s largest mall operator with the first shopping mall opened in 2008. Currently, the company is managing 8 shopping and entertainment centres: 7 of them across Baku and one shopping mall in Azerbaijan’s second-largest city – Ganja. 
• The group’s portfolio includes Baku’s signature and only luxury shopping mall – Port Baku Mall. 
• At the top of the city's most favourite location lists with its magnificent terrace opening to the Caspian Sea - Deniz Mall.
• One of the first shopping malls in the country - 28 Mall. 
• The largest international and local brand mix destination - Ganjlik Mall. 
• The only shopping mall with wide ceilings opening to the blue sky of Baku - Amburan Mall.
• A favourite destination for shopping and entertainment located outside the city - Shuvelan Park.
• The fanciest and modern shopping center in Ganja, the country's second-largest city - Ganja Mall.
• The next step in shopping, our eighth shopping mall – Crescent Mall, has opened its doors to our guests.

İşin xülasəsi:  

• İnzibati işlər üzrə nəzarətçi ofisin rəvan, səmərəli və şirkət siyasətlərinə uyğun işləməsini təmin edən bütün inzibati fəaliyyətlərin düzgün aparılmasına cavabdehdir. Aşağıda qeyd olunan meyarlara cavab verən namizədlərdən CV-lərini 14 avqust 2024-cü il saat 18.00-dək email ünvanına göndərmələri xahiş olunur.

Əmək funksiyalarının təsviri:    İnzibati nəzarət:

• PAŞA Malls-un Baş Ofisində bütün inzibati məsələlərə nəzarət etmək və idarə etmək;
• İnzibati heyətə, sürücülərə və mətbəx işçilərinə nəzarət etmək, səmərəli və effektiv performansı təmin etmək;

Mobil Rabitənin İdarəetməsi:

• İşçilərə yeni mobil nömrələrin verilməsi prosesinin həyata keçirilməsi;
• Şirkətin mobil istifadə siyasətinə uyğun olaraq mobil istifadə limitlərinə nəzarət etmək;
• Mobil rabitə xərcləri və istifadəsi ilə bağlı müntəzəm hesabatlar hazırlamaq və təqdim etmək;

Sürücü və avtomobillərin İdarə edilməsi:

• Verilən tapşırıqlar daxil olmaqla, sürücülərin fəaliyyətinə nəzarət etmək və hərəkətlərə nəzarət;
• Şirkət avtomobillərinin müntəzəm texniki baxışlarına və profilaktik baxımına nəzarət;
• Benzin kartlarının verilməsi prosesini idarə etmək və benzin kartı limitlərinə və istifadəsinə nəzarət;

Anbar idarəetməsi:

• Daxil olan malların qeydiyyatı, mütəmadi olaraq inventarların hesablanması və çıxan inventarların idarə edilməsi daxil olmaqla, Baş Ofisdə anbar əməliyyatlarına nəzarət;
• Ofis ləvazimatlarının səmərəli işləməsi üçün yaxşı saxlanmasını təmin etmək;
• Anbar fəaliyyəti ilə bağlı müvafiq hesabatların hazırlanması və təqdim edilməsi;

Tədbir zamanı dəstək:

• İR ilə bağlı tədbirlərin təşkilində iştirak etmək və onlara dəstək olmaq, düzgün icra və koordinasiyanı təmin etmək;

Hesabat və razılaşmalar:

• Birbaşa menecerin tələbi ilə müxtəlif hesabatlar hazırlamaq və təqdim etmək;
• Bütün məsul sahələrdə şirkətin siyasət və prosedurlarına uyğunluğu təmin etmək;

Əlavə Məsuliyyətlər:

• Rəhbər tərəfindən verilən digər tapşırıq və vəzifələri yerinə yetirmək.

Əsas meyarlar:  

• Bakalavr dərəcəsi;
• Ofis idarəçiliyində iş təcrübəsi;
• Ofis idarəçiliyi prosedurları və mühasibatlıq prinsipləri ilə tanışlıq;
• Mükəmməl planlaşdırma ilə güclü inzibati bacarıqlar və detallara diqqət yetirməklə güclü təşkilatçılıq bacarıqları.
• Azərbaycan dilində səlis və ingilis dilində yaxşı bilik.
• Güclü yazılı və şifahi ünsiyyət bacarıqları
• Detallara və dəqiqliyə yüksək diqqət.
• Əla MS Ofis biliyi

Şirkət haqqında:  

•  PAŞA Mall 2008-ci ildə açılan ilk ticarət mərkəzi ilə Azərbaycanın ən böyük ticarət mərkəzi operatorudur. Hazırda şirkət Bakıda 6 ticarət və əyləncə mərkəzini və Azərbaycanın ikinci ən böyük şəhəri olan Gəncədə bir ticarət mərkəzini idarə edir.
• Qrupun portfelinə daxildir: 
• Bakının yeganə lyuks ticarət mərkəzi – Port Baku Mall;
• Xəzər dənizinə açılan möhtəşəm terrası ilə şəhərin ən sevimli məkanları siyahısında birinci yerdə olan – Dəniz Mall;
• Ölkənin ilk ticarət mərkəzlərindən biri olan - 28 Mall;
• Ən böyük beynəlxalq və yerli brend məkanı olan - Gənclik Mall;
• Bakının mavi səmasına açılan geniş tavanlı yeganə ticarət mərkəzi - Amburan Mall;
• Şəhərdən kənarda yerləşən alış-veriş və əyləncə üçün sevimli məkan olan - Şüvəlan Park;
• Ölkənin ikinci böyük şəhəri olan Gəncənin ən dəbdəbəli və müasir ticarət mərkəzi olan - Gəncə Mall.
• Və alış-verişdə növbəti addım olan səkkizinci ticarət mərkəzimiz – Crescent Mall öz qapılarını qonaqlarımızın üzünə açıb.