Embassy of the Federative Republic of Brazil

Administrative Assistant

 Son tarix 29 noy 2025 - [email protected]

Administrative Assistant

The Selection Committee, appointed by the Ambassador of Brazil in Baku, hereby announces a selection process to hire one (1) Administrative Assistant, governed entirely by the labor legislation of the Republic of Azerbaijan, under the terms of this Notice.

General provisions and legal basis

• This process observes the provisions of Decree No. 1,570/1995, the Ordinance of the Minister of State for Foreign Affairs of 12/09/1995, and the Guide for Post Administration – GAP-2022.
• It also observes Recommendations No. 16/2019 and No. 22/2020 of the Federal Prosecution Service of the Federative Republic of Brazil, regarding publicity, objective evaluation criteria, scoring methodology, and transparency.
• Finally, it strictly observes the instructions of telegraphic circulars 111582/2019 and 114123/2020 of the Ministry of Foreign Affairs of Brazil, which consolidate stages and requirements for publicity, criteria, and communication of results.
• The hiring does not constitute a public office or function in Brazil and shall be governed exclusively by the legislation of the Republic of Azerbaijan.

Position definition and activities

• The Administrative Assistant will provide administrative support to the Mission’s sections (administrative, consular, cultural, economic, accounting, education, science and technology, press, or political), including receipt and handling of information, and may be reassigned as needed.

Main tasks:

• Secretarial and clerical routines; drafting, recording, organizing, and filing documents; making copies, scanning, and sending documents by email;
• Preparation/management of correspondence (including notes verbales, letters, and memoranda);
• Translation of correspondence and documents (notes verbales, letters, and related materials) between Azerbaijani and English, and Azerbaijani and Portuguese or Spanish, with precise language and correct grammar;
• Drafting, recording, compiling, transcribing, and/or distributing meeting minutes, database documents, agendas, and calendars;
• Ensuring orderly and timely information flow (oral and written communication), responding to questions and providing information; taking and relaying messages;
• Supporting events and schedules, within the Embassy premises and/or in other locations;
• Public and supplier service;
• Attending meetings and receiving visitors, as required;
• Use of office software (Word, Excel, PowerPoint, email, databases);
• Establishing and maintaining databases related to activities under their responsibility;
• Operating office equipment, including the consular system, when necessary;
• Supporting administrative routines of the sections, including the administration section, with control routines and numerical verification (spreadsheets and simple checks);
• Assisting in the Embassy’s administrative processes and procedures, including those of the administration section and other related internal routines, as required;
• Other administrative activities compatible with the position.
• The activities described above are illustrative and not exhaustive, and the Administrative Assistant may be asked to perform other tasks compatible with the position.

Working hours and remuneration

• Working hours: 40 (forty) hours per week; on-call duty/events may occur, in accordance with local legislation.
• Remuneration: The gross monthly salary shall be AZN 1,728.36 (one thousand seven hundred twenty-eight and thirty-six), subject to legal deductions and employer charges, pursuant to the relevant legislation of the Republic of Azerbaijan.

Eligibility requirements (eliminatory)

• Minimum age of 18; upper-secondary education completed (or higher).
• Regular migration status in Azerbaijan and work authorization (for foreign nationals).
• Registration with the local social security system (or a statement of eligibility to register, as applicable).
• Recent criminal record certificate (issued no more than 3 months before submission).
• Languages: fluency in Azerbaijani and advanced fluency in English (minimum level C1 of the CEFR), as well as at least intermediate proficiency (minimum level B1 of the CEFR) in Portuguese or Spanish. Candidates must demonstrate the ability to communicate effectively in both spoken and written forms in the required languages.
• IT: Word, Excel, PowerPoint, e-mail, browsers, and PDF tools.
• Applicable declarations (for Brazilians: electoral regularity and, for males up to 45 years of age, military status).

Desired competencies (scored)

• Written and oral communication;
• Attention to detail, organization, time management, and confidentiality;
• Intermediate Excel and database skills;
• Logical reasoning and basic mathematical/accounting notions (e.g., simple entries and checks in spreadsheets);
• Cultural awareness and sensitivity.

Applications

• Period: from 27/10/2025 to 12/11/2025.
• How to apply: send the application form (available on the Embassy’s website: https://www.gov.br/mre/pt-br/embaixada-baku) and supporting documents, with the subject “Administrative Assistant (2025-01) - Application”.
• The form and the documents listed in item 6.4 below must be sent to [email protected] by 11:59 p.m. on 12/11/2025 (Baku time).
• Documents to be sent by e-mail:
• Detailed curriculum vitae and, if any, an employer-issued certificate of experience;
• Copy of an identity document – proof of Azerbaijani nationality;
• Copy of upper-secondary education certificate (or equivalent) or higher-education certificate;
• Letter(s) of recommendation from former employer(s), if any;
•  In the case of non-Azerbaijanis, a document proving the regular status of residence in Azerbaijan that allows them to exercise a paid professional activity, issued by the State Migration Service (with proof of registration in the Azerbaijani social security system);
• Certificate of registration on the Azerbaijani social insurance system (or a signed declaration that the applicant meets the necessary requirements to be enrolled in the social security system of the Republic of Azerbaijan, if he/she does not have previous work experience).
• Valid negative criminal record certificate (issued within 3 months prior to submission);
• 3 × 4 cm photo, white background, with even lighting on the face, no glasses;
• For Brazilian candidates, also send by e-mail:
• Declaration (in the application form, available on page https://www.gov.br/mre/pt-br/embaixada-baku) acknowledging that the position does not correspond to a public office/function in Brazil;
• Valid Brazilian passport;
• Proof of electoral regularity;
• Proof of military compliance (males up to 45 years of age).
• Documentation received after 11:59 p.m. on 12/11/2025 or incomplete will not be considered. Only applications containing all documents listed in item 6.4 will be accepted.
• The Embassy of Brazil in Baku neither issues nor sponsors the issuance of visas for Azerbaijan, this being the exclusive remit of the competent Azerbaijani authorities. Non-Azerbaijani citizens must hold a valid residence card and a work authorization issued by the State Migration Service.

Stages, exams, and objective evaluation criteria

• Stage 1. Document screening (eliminatory): 
• Stage 2. Written exam (scored, 0 to 100 points):
• Composition and delivery. In-person test with 5 (five) questions, total 100 points:
• Languages. 3 translations (60 points):
• Q1 (20 points): translation of a short text from Azerbaijani into English;
• Q2 (20 points): translation of a short text from English into Azerbaijani;
• Q3 (20 points): translation of a short text from Azerbaijani into Portuguese or into Spanish (candidate’s choice).
• Logical reasoning and spreadsheets – 2 questions (40 points):
• Q4 (20 points): logical reasoning and mathematical questions;
• Q5 (20 points): administrative scenario with data interpretation and justification of reasoning; answer in English, Portuguese, or Spanish.
• In Q4 and Q5, candidates will be assessed on reasoning and numerical correctness; minor language imprecisions that do not impair comprehension will not result in language-specific deductions.
• General marking: objective correction emphasizing clarity, accuracy, and adherence to instructions.

Stage 3. Practical test and interview (scored, 0 to 100 points):

• Practical test (50 points): office tasks, document organization, and a spreadsheet with simple numerical verification;
• Interview (50 points): communication (English and Portuguese/Spanish), profile fit, and experience.
• Final score: weighted sum of the three stages (S1 30% + S2 35% + S3 35%).
• In the event of a tie, the tie-breakers will be applied in the following order:
• higher practical test score;
• higher language score;
• older age.

Publication of results and appeals

• This Notice will be published on the Embassy’s website for 15 (fifteen) days, counted from 27/10/2025.
• Each stage’s results will be published with disaggregated scores and an appeal period of two (2) business days after each publication.
• Appeals must be submitted by e-mail to [email protected], within two (2) business days after the publication of each stage’s results.
• Decisions of the Selection Committee will be recorded in minutes.
• The final result will be published, after the appeal periods, on the Embassy’s website: https://www.gov.br/mre/pt-br/embaixada-baku.
• The selection process concludes only upon signature of the employment contract.

Validity and reserve list

• The ranking will remain valid for up to 12 (twelve) months from publication of the final result and may form a reserve list for future hires of a similar nature.

Admission and hiring

• After publication of the final result, the top-ranked candidate will be called by the Selection Committee to appear with a medical certificate of physical and mental fitness, as well as the originals of all documents submitted by e-mail.
• The employment contract will include a 3 (three) month probationary period and may be set for a fixed term, preferably one (1) year, renewable for an equal period.
• In case of withdrawal or failure to meet deadlines, the candidate will be disqualified and the next candidate in order of ranking will be called.

Final provisions

• Applying implies full knowledge and acceptance of these rules.
• Omissions will be decided by the Selection Committee in accordance with the applicable rules and guidance.

Interested candidates can send their CV to the e-mail address in the Apply for job button.

Auxiliar Administrativo

O Comitê de Seleção, nomeado pelo Embaixador do Brasil em Baku, anuncia a realização de processo seletivo para a contratação de 1 (um) Assistente Administrativo, regido integralmente pela legislação trabalhista da República do Azerbaijão, nos termos deste Edital.

Disposições gerais e base legal

• Este processo observa as disposições do Decreto nº 1.570/1995, da Portaria do Ministro de Estado das Relações Exteriores de 12/09/1995, e do Guia de Administração de Postos – GAP-2022.
• Observa também as Recomendações nº 16/2019 e nº 22/2020 do Ministério Público Federal da República Federativa do Brasil, referentes à publicidade, critérios objetivos de avaliação, metodologia de pontuação e transparência.
• Observa, ainda, as instruções das circulares telegráficas 111582/2019 e 114123/2020 do Ministério das Relações Exteriores do Brasil, que consolidam etapas e exigências relativas à publicidade, critérios e comunicação de resultados.
• A contratação não constitui cargo ou função pública no Brasil, sendo regida exclusivamente pela legislação da República do Azerbaijão.

Definição do cargo e atividades

• O Assistente Administrativo prestará apoio às seções da Missão (administrativa, consular, cultural, econômica, contábil, educacional, científica e tecnológica, de imprensa ou política), incluindo o recebimento e o tratamento de informações, podendo ser remanejado conforme a necessidade.
• Principais atribuições:
• Rotinas secretarias e administrativas; redação, registro, organização e arquivamento de documentos; cópia, digitalização e envio de documentos por e-mail;
• Elaboração e gestão de correspondências (inclusive notas verbais, cartas e memorandos);
• Tradução de correspondência e documentos (notas verbais, cartas e materiais correlatos) entre azerbaijano e inglês e entre azerbaijano e português ou espanhol, com linguagem precisa e gramática correta;
• Redação, registro, compilação, transcrição e/ou distribuição de atas, documentos de banco de dados, agendas e calendários;
• Garantir fluxo ordenado e tempestivo de informações (comunicação oral e escrita), respondendo a perguntas e prestando informações; recepção e encaminhamento de mensagens;
• Apoio em eventos e compromissos, nas dependências da Embaixada e/ou em outros locais;
• Atendimento ao público e fornecedores;
• Participação em reuniões e recepção de visitantes, conforme necessário;
• Utilização de softwares de escritório (Word, Excel, PowerPoint, e-mail, bancos de dados);
• Criação e manutenção de bancos de dados relativos às atividades sob sua responsabilidade;
• Operação de equipamentos de escritório, incluindo o sistema consular, quando necessário;
• Apoio a rotinas administrativas, inclusive na Seção Administrativa, com controle e verificação numérica (planilhas e checagens simples);
• Assistência em processos e procedimentos administrativos da Embaixada, inclusive os da Seção Administrativa e demais rotinas internas correlatas;
• Outras atividades administrativas compatíveis com o cargo.
• As atividades descritas são ilustrativas e não exaustivas, podendo o Assistente Administrativo ser designado para outras tarefas compatíveis com a função.

Jornada de trabalho e remuneração

• Carga horária: 40 (quarenta) horas semanais; poderá haver plantões ou eventos, conforme a legislação local.
• Remuneração: salário bruto mensal de AZN 1.728,36 (um mil setecentos e vinte e oito manats e trinta e seis qapiks), sujeito aos descontos legais e encargos patronais previstos na legislação azeri aplicável.

Requisitos de elegibilidade (eliminatórios)

• Idade mínima de 18 anos; ensino médio completo (ou superior).
• Situação migratória regular no Azerbaijão e autorização de trabalho (para estrangeiros).
• Inscrição no sistema local de seguridade social (ou declaração de elegibilidade para inscrição, se aplicável).
• Certidão de antecedentes criminais recente (emitida há no máximo 3 meses).
• Idiomas: fluência em azerbaijano e fluência avançada em inglês (nível mínimo C1 do CEFR), além de proficiência intermediária (mínimo B1 do CEFR) em português ou espanhol. O candidato deve demonstrar capacidade de comunicação eficaz, oral e escrita, nos idiomas exigidos.
• Conhecimentos de informática: Word, Excel, PowerPoint, e-mail, navegadores e ferramentas de PDF.
• Declarações aplicáveis (para brasileiros: regularidade eleitoral e, para homens até 45 anos, quitação com o serviço militar).

Competências desejáveis (pontuáveis)

• Comunicação escrita e oral;
• Atenção a detalhes, organização, gestão de tempo e confidencialidade;
• Conhecimentos intermediários de Excel e banco de dados;
• Raciocínio lógico e noções básicas de matemática/contabilidade (ex.: lançamentos simples e verificação em planilhas);
• Consciência e sensibilidade cultural.

Inscrições

• Período: de 27/10/2025 a 12/11/2025.
• Como se inscrever: enviar formulário de inscrição (disponível no site da Embaixada: https://www.gov.br/mre/pt-br/embaixada-baku ) e documentos comprobatórios com o assunto “Administrative Assistant (2025-01) - Application”.
• O formulário e os documentos do item 6.4 devem ser enviados para [email protected] até as 23h59 de 12/11/2025 (horário de Baku).
• Documentos exigidos:
• Currículo detalhado e, se houver, certificado de experiência profissional emitido por empregador;
• Cópia de documento de identidade – prova de nacionalidade azeri;
• Cópia de certificado de ensino médio (ou equivalente) ou de curso superior;
• Carta(s) de recomendação de empregador(es) anterior(es), se houver;
• Para estrangeiros: documento emitido pelo Serviço Estatal de Migração que comprove residência regular no Azerbaijão com autorização para exercer atividade remunerada (e prova de registro na seguridade social azeri);
• Certificado de inscrição no sistema de seguro social azeri (ou declaração assinada de que o candidato atende aos requisitos para inscrição, caso não tenha experiência profissional anterior);
• Certidão negativa de antecedentes criminais válida (emitida até 3 meses antes do envio);
• Foto 3 × 4 cm, fundo branco, rosto bem iluminado, sem óculos;
• Para candidatos brasileiros:
• Declaração (no formulário de inscrição, disponível no site da Embaixada) reconhecendo que o cargo não corresponde a função pública no Brasil;
• Passaporte brasileiro válido;
• Comprovante de regularidade eleitoral;
• Prova de quitação militar (homens até 45 anos).
• Documentos recebidos após 23h59 de 12/11/2025 ou incompletos não serão considerados.
• A Embaixada do Brasil em Baku não emite nem patrocina vistos para o Azerbaijão; cidadãos estrangeiros devem possuir cartão de residência e autorização de trabalho emitidos pelo Serviço Estatal de Migração.

Etapas, provas e critérios objetivos de avaliação

• Etapa 1 – Triagem documental (eliminatória).
• Etapa 2 – Prova escrita (pontuável, 0 a 100 pontos):
• Composição e entrega: prova presencial com 5 questões, total de 100 pontos:
• Idiomas – 3 traduções (60 pontos):
• Q1 (20 pts): tradução de texto curto de azerbaijano para inglês;
• Q2 (20 pts): tradução de texto curto de inglês para azerbaijano;
• Q3 (20 pts): tradução de texto curto de azerbaijano para português ou espanhol (à escolha do candidato).
• 7.2.1.2. Raciocínio lógico e planilhas – 2 questões (40 pontos):
• Q4 (20 pts): raciocínio lógico e questões matemáticas;
• Q5 (20 pts): cenário administrativo com interpretação de dados e justificativa de raciocínio; resposta em inglês, português ou espanhol.
• Nas Q4 e Q5, será avaliado o raciocínio e a correção numérica; imprecisões linguísticas menores que não prejudiquem a compreensão não acarretarão desconto linguístico.
• Correção objetiva, com ênfase em clareza, precisão e cumprimento das instruções.
• Etapa 3 – Prova prática e entrevista (pontuável, 0 a 100 pontos):
• Prova prática (50 pts): tarefas de escritório, organização documental e planilha com verificação numérica simples;
• Entrevista (50 pts): comunicação (em inglês e português/espanhol), perfil e experiência.
• Nota final: soma ponderada das três etapas (E1 – 30% + E2 – 35% + E3 – 35%).
• Critérios de desempate:
• maior nota na prova prática;
• maior nota em idiomas;
• maior idade.

Publicação dos resultados e recursos

• Este Aviso será publicado no site da Embaixada por 15 (quinze) dias, a partir de 27/10/2025.
• Os resultados de cada etapa serão divulgados com pontuação detalhada e prazo de 2 (dois) dias úteis para recursos após cada publicação.
• Recursos deverão ser enviados por e-mail a [email protected], dentro do prazo acima indicado.
• Decisões do Comitê de Seleção serão registradas em ata.
• O resultado final será publicado, após os prazos recursais, no site da Embaixada.
• O processo seletivo se encerra apenas com a assinatura do contrato de trabalho.

​​​​​​​Validade e lista de reserva

• A classificação final terá validade de até 12 (doze) meses a partir da publicação do resultado final e poderá formar cadastro de reserva para futuras contratações de natureza semelhante.

Admissão e contratação

•  Após a publicação do resultado final, o candidato classificado em primeiro lugar será convocado pelo Comitê de Seleção para apresentar atestado médico de aptidão física e mental, bem como os originais dos documentos enviados.
• O contrato de trabalho incluirá período probatório de 3 (três) meses e poderá ser por prazo determinado, preferencialmente de 1 (um) ano, renovável por igual período.
• Em caso de desistência ou descumprimento de prazos, o candidato será desclassificado e o próximo colocado será convocado.

​​​​​​​Disposições finais

• A inscrição implica pleno conhecimento e aceitação das regras deste Aviso.
• Os casos omissos serão decididos pelo Comitê de Seleção, de acordo com as normas e orientações aplicáveis.

Os candidatos interessados podem enviar seu currículo para o endereço de e-mail disponível no botão "Candidatar-se à vaga".