The German - Azerbaijani Chamber of Commerce
Office Manager
Son tarix 08 may 2022 - [email protected]
Main Responsibilities:
- Correspondence, travel arrangements, translations;
- Incoming posts / distribution of posts: receiving of the incoming correspondence (letter writing, courier's post, fax, e-mail), systematisation, registration of the posts and forwarding them to the office management and the employees of the chamber, responding to enquiries;
- Outgoing posts: Registration and dispatching of the posts by courier;
- Answering and transferring incoming telephone calls;
- Archiving and actualization of documents regularly;
- Procurement of office supplies;
- Participation and assistance in the events organised by the chamber;
- Conducting call actions during the events;
- Reception and support of visitors and preparation of meeting rooms for appointments;
- Preparation of the meetings organised by the office management;
- Support and maintenance of the office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
- Company-database management, CV-database management;
Job Requirements:
- Successfully completed university education;
- Very good / fluent German and Azerbaijani knowledge in spoken and written, good knowledge of English;
- Secure handling in MS Office;
- Secure handling of office equipment (printer, fax, telephone exchange, IT equipment);
- Organisational skills, very good communication skills, resilience, flexibility, punctuality, ability to work in a team;
We are looking forward to receiving your application (cover letter and tabular CV + photo) with the subject "Office Manager" until 07.05.2022.
Əsas vəzifə və öhdəlikləri:
- Yazılı mübadilə, səyahətlərin təşkili, tərcümələr
- Müdir heyətinin təşkil etdiyi iclaslar və görüşlərin hazırlanması
- Poçt məktublarının qəbulu / ötürülməsi: məktubların hazırlanması, kuryer poçt xidməti, faks və mail vasitəsilə göndərilməsi, poçt məktublarının sistemləşdirilməsi, registrasiya edilməsi, ofis müdir heyətinə və palatanın digər işçilərinə ötürülməsi, sorğuların cavablandırılması
- Poçt məktublarının göndərilməsi: məktubların registrasiyaya alınması və göndərilməsi
- Daxil olan zənglərin cavablandırılması və əlaqələndirilməsi
- Zəngetmə proseslərinin həyata keçirilməsi
- Sənədlərin və yeni qovluqların yaradılması və üzlənməsi
- Ofis ləvazimatlarının təchizatı
- Palata tərəfindən təşkil edilmiş bütün tədbirlərdə iştirak və köməklik
- Qonaqların qarşılanması, konfrans zalının görüşlər üçün hazırlanması
- Ofis avadanlıqlarının idarə olunması və nəzarət (printer, faks, telefon, İT avadanlıqları)
- CV məlumatlar bazasına nəzarət
Tələblər:
- Bitmiş ali / universitet təhsili
- Azərbaycan dilində mükəmməl yazılı və şıfahi biliklər
- Alman dilində mükəmməl yazılı və şıfahi biliklər
- Yaxşı ingilis və rus dili biliklərinə üstünlük verilir
- MS Office proqramları ilə işləmək bacarığı
- Ofis avadanlıqları (printer, faks, telefon, İT avadanlıqları) ilə işləmək bacarığı
- Təşkilatçılıq bacarığı, dəqiqlik, komandada işləmək və yaxşı kommunikasiya bacarığı, dözümlülük, çeviklik, operativlik
Müraciət etmək üçün Sizdən tərcümeyi halınızı alman dilində (müraciət məktubu və cədvəlli tərcümeyi hal + şəkil ilə birlikdə) 07.05.2022-ci il tarixinədək “Office Manager/in” başlığı ilə elektron ünvanına göndərməyiniz xahiş olunur
