E-mail yazma etikası nə üçün lazımdır? Hər bir şirkət bu etiket qaydalarına əməl edirmi?
FED.az saytı korporativ e-mail ünvanı olmayan, ümumiyyətlə email yazma etiket qaydalarından xəbəri olmayan şirkətlər üçün məlumatlandırıcı yazını təqdim edir.
Hər bir təşkilat aşağıdakı səbəblərə görə öz elektron məktub yazmaq qaydalarını müəyyənləşdirməlidir.
Profesionallıq: özünə xas e-mail yazı dili olan kampaniyanız özü haqqında yüksək imic yaradacaq.
Effektlilik: ünvana çatmış professional yazılmış e-mail adi söz yığımından ibarət olan e-maillərdən dərhal fərqlənir və daha effektli olur.
Məsuliyyət daşımamaq üçün: işçilərinizin e-mail yazma qaydalarından xəbərdar olması kampaniyanızı gələcəkdə baş verə biləcək böyük məbləğ təşkil edən məhkəmə işlərindən qoruyacaq.
E-maili düzgün yazmaq haqqında çoxlu müxtəlif bələdçilər və qaydalar var. Bu qaydalar sizin gördüyünüz işin növünə və işlədiyiniz insanlar qrupuna görə dəyişir. Aşağıdakı 32 qayda isə bütün kampaniyalara aid edilir və əməl edilməsi vacibdir.
Qısa və yığcam olun, hədəfə doğru yönlənin
E-maili lazım olduğundan daha uzun yazmayın. Unutmayın ki, e-mail oxumaq kağızdan oxumaqdan daha çətindir.
Bütün sualları cavablandırın və daha sonradan verilə biləcək sualları təxmin edin
E-mailə cavab bütün sualları cavablandırmalıdır. Yoxsa gələn dəfə sizə cavablandırılmamış suallar haqqında yenə yazacaqlar. Bu isə həm sizin həm də müştərinizin vaxtınızı alacaq həm də arada çox böyük məyusluğa səbəb olacaq. Bundan başqa əgər siz müştərinin bundan sonra hansı sualları verə biləcəyini təxmin edib əvvəlcədən bu suallara cavab verə bilsəniz o sizə çox minnətdar olacaq və sizin servisinizin səviyyəli olduğuna tam əmin olacaq. Təsəvvür edin ki, müştəri sizə yazır ki, siz hansı kredit kartlarını qəbul edirsiz. Siz kartın növünü yazırsınız və artıq təxmin edirsiniz ki, gələn sual o olacaq ki, bu kartı necə sifariş etmək olar. Siz sifariş etməyin yolları haqqında məlumat yazırsız və mütləq daha ətraflı məlumat olan URL əlavə edirsiz.
Sözləri düzgün yazın, qrammatikaya və durğu işarələrinə fikir verin.
Yazıda olan səhvlər yalnız sizin şirkətiniz haqqında pis fikirlər yaratmır, həm də fikri düzgün çatdırmağa mane olur. Yersiz vergüllər qoymaq e-maili oxumağı çətinləşdirir, həm də cümlələrin mənasını dəyişə bilər.
Bunu şəxsən özünüz edin.
Ancaq məktubu şəxsən bir e-mailə göndərməkdən əlavə, məktubun məzmunu da siz tərəfdən şəxsən yazılmış olmalıdır. Şablon e-maillər elə də effektiv deyil. Şablon e-maillərdən istifadə haqqında aşağıdakı punktu oxuyun.
Tez-tez eyni cavablar verdiyiniz halda şablonlardan istifadə edin.
Bəzi sualları siz yenidən və yenidən alırsız. Məsələn: sizin ofisə gedən yol və ya sizin yeniliklərinizə necə abunə olmaq olar kimi suallar. Bu suallara cavab yazın və bu mətni saxlayın. Lazım olduqda kopyalayın və göndərin.
Cavabı gecikdirməyin.
Müştəri ona görə sizə e-mail yazır ki, tezliklə cavab alsın. Əgər ona cavab tez lazım olmasaydı o ya məktubla ya da faksla sizə göndərə bilərdi. Hər bir e-mail 24 saat ərzində cavablandırılmalıdır. Daha yaxşısı həmin iş günündə. Əgər e-mail çox qarışıq yazılmışsa siz cavab yazın ki, e-maili almısınız və bacardığınız qədər tez cavab verməyə çalışacaqsınız. Bu zaman cavab gözləyən şəxs də bunu bilərək daha səbrlə gözləyəcək.
Lazımsız fayllar əlavə etməyin.
Çox böyük faylın göndərilməsi onu alanı bezdirə bilər. Odur ki, çalışın faylları yığcam edəsiniz. Bundan əlavə sizin çox yaxşı antivirusunuz olmalıdır ki, müştərinizin komputerinə virus düşməsin, bu narazılığa səbəb ola bilər.
Quruluşu və yerləşdirməni düzgün edin.
E-mail oxumağın kağızdan oxumaqdan daha çətin olduğunu bayaq da dedik, odur ki, e-mailin quruluşu çox vacibdir. Mətni abzaslara bölün və aralarında məsafə qoyun. Punktlar varsa onları nömrələyin.
Öndə duran məsələləri həddən artıq qabartmayın, əks halda bu öz effektivliyini itirə bilər
Bundan əlavə e-mail həqiqətən də çox vacibdirsə siz onu vacib e-mail kimi işarələməyin. Bu aqressiv təəssürat yarada bilər.
BÖYÜK HƏRFLƏRLƏ (CAPSLOCKla) yazmayın
BÜTÜN HƏRFLƏRİ BÖYÜK YAZIRSINIZSA BU ELƏ TƏƏSSÜRAT OYADA BİLƏR Kİ, SİZ QIŞQIRIRSIZ. Bu insanları qıcıqlandıra bilər və öz növbəsində arzuolunmaz cavablar almağınıza səbəb ola bilər.
E-mail zəncirini qırmayın
Həmişə CVB(cavab) yazın. (RE:-reply) Əgər siz çox e-mail alırsızsa hamısının məzmununu yadda saxlaya bilməzsiniz. Ona görə də həmişə mütləq Reply edin. Yeni mail yazmayın. Sonradan bütün informasiyanı axtarıb tapmaq çətinləşəcək. Lakin bir “thread”də olsa sizin də vaxtınız e-mailləri axtarmağa getməyəcək.
E-mailinizə viruslardan qoruyan bir sistem əlavə edin
Başqa kampaniyalardan sizə virus olan email ötürə bilərlər. Buna görə də sizin şirkətin e-mail qoruma siyasəti olmalıdır.
E-maili göndərməmişdən əvvəl bir də oxuyun
Çoxları e-maili yazdıqdan sonra oxumurlar. Lakin, təcrübə göstərir ki, nə qədər də diqqətlə yazılmış mətn olsa belə onu yenidən oxuduqda səhvlər olur. Bundan başqa siz yazdığınız e-maili yenidən oxumaqla ona göndərdiyiniz şəxsin gözü ilə baxırsız və səhvləri düzəldərək onu daha effektli bir məktuba çevirirsiz.
Reply to All funksiyasından istifadə etməyin
Yalnız o halda istifadə edin ki, sizin yazdığınız cavab məktubu orijinal məktubun göndərildiyi hər bir şəxsə çatmalıdır.
Çox adama məktub göndərirsinizsə:
Bütün ünvanları To-yəni kimə bölməsində yazmayın. Bunun 2 səbəbi var: birincisi, məktubu alan şəxs bilir ki, siz onu başqa adamlara da göndərmisiniz. İkincisi, siz məktub göndərdiyiniz hər bir şəxsin şəxsi elektron ünvanını onun icazəsi olmadan yaymış olursuz. Buna görə də siz ünvanları To: yox BBC: sətrinə qoyursuz. Bu zaman məktubu alan şəxs sizin bu məktubu yalnız ona şəxsən göndərdiyinizi görür.